PROTOCOLE D’ACCORD REGISSANT UN LIEN DE PARTENARIAT ENTRE LE CPHA SCANDINAVIA ET L’ASSOCIATION PARTENAIRE INTRODUCTION Christian people for HumanitarianAction / Scandinavia est une ONG de droit Norvégien. En vue de réaliser ses ambitions dont celles de promouvoir le développement dans les pays de Grands lacs en général. Le présent protocole d’accord met en jeu des stratégies et ligne de conduite que toute Association partenaire doit respecter en vue du maintien définitif du dit partenariat en suivant toutes les règles de développement et juridique dans différents pays de grands lacs. Du fait de son importance, ce document est scrupuleusement étudié et signé par les deux parties qui se mettent d’accord sur la faisabilité de mettre en place un module de gestion de chaque projet pour le faveur de la population.
Paragraphe 1.DISPOSITIONS GENERALES CPHA Scandinavia est reconnu comme ONG chrétien ayantune vision de ; changer et redresser la mentalité de l’homme deGrands lacs à partir de sa façon de leur approcher et le suivrepar l’entremise d’un Bureau de Coordination Régionale basée dans l’un de pays de Grand lacsdont le choix émane de la coordination Internationale.
- Vu la mission s’assignée ; le CPHA Scandinavia ; sous leguide du coordinateur International directement ; collabore avec les associationslocales si ces associations remplissentles normes requises par la lois. Ces normes ne sont rien d’autre que : - Etre une association reconnue par la loi ; - Etre expérimenté en matière de développement ; - Etre capable de produire un travail professionnel pendant ou en cours desréalisations d’un projet ; Etre en mesure de produire un rapport clair sur les fonds utilisés pour ledémarrage efficace du projet ; et aussi produire des comptes rendus de réunions du C.E ou de l’Assemblée générale. - CPHA Scandinavia est fonde sur les principes démocratiquesde leur allure; promouvoir la démocratie visant à impliquerl’homme cible dans la gestion du projet sans contrainte aucune, peut amener lapopulation à donner des impressions erronéespendant l’évaluation -Régit par une loi conforme à toute autre ONG Internationale ;le CPHA Scandinavia ; admet le principe de partenariat decontrôle direct. Ceci veut dire qu’au cas où le partenariat estadmis ; l’Association partenaire peut être visitée par les expertsenvoyés par le CPHA Scandinavia selon l’urgence ; sans avis de l’Association partenaire.
Paragraphe II. RESPONSABILITE DU BAILLEUR VIS-A-VIS DU PARTENAIRE - L’association doit fournir au CPHA Scandinaviala possibilitéd’un terrain et droits de passage nécessaires à l’exécution duprojet. Par ailleurs,les fonds nécessaires pour la réalisationdu dit projet et dont les suivis seront réalisés par laCoordination régionale étroitement avec l’association partenaire pour :
Effectuer les contrôles techniques au cours de lancement ou pendant la réalisation du projet ;
Vérifier et approuver les propositions, structures schémas et notices techniques, des détails définis dans le projet.
Assurer la surveillance continue sur terrain et de notifier à l’Association partenaire des erreurs commises pendant l’exécution dès qu’elles sont décelées.
De représenter les bailleurs de fond, ou d’Assister les délégations de contrôle et évaluation en collaboration avec les délégués de l’Association partenaire ; en vue de mettre au clair ; l’utilisation des fonds alloués pour le projet.
En général, de représenter les bailleurs de fond dans le suivi journalier du projet ; sur base des rapports hebdomadaires fournis par le partenaire.
Le partenaire est tenu de suivre les instructions du coordinateur International et / ou le coordinateur régional de la même manière que s’il s’agissait d’instructions directes du bailleur et de fournir tous les documents lui permettent de remplir sa mission. Paragraphe III. CONDITIONS TECHNIQUES DU PARTENARIAT Conditions locales
L’Association partenaire reconnaît avoir pris connaissance de la loi et des dispositions locales en ce qui concerne le permis d’exercer une activité de développement, les conditions d’emploi du personnel national et expatrié, le permis d’importation de matériels, équipements (par conséquent, les frais qui en résultent), l’emploi du téléfax, télégramme, téléphone,radio-téléphone, etc.… L’association partenaire reconnaît en outre s’être rendu compte sur le terrain, par lui-même, de toutes les conditions locales nécessaires à la présentation de son offre et à l’exécution du partenariat, notamment : a)L’étatdes équipements ; intrants alimentaires et son alimentaires, installations et réalisations visibles faisant l’objet du présent partenariat b)La nature et les particularités géographiques du terrain sur lequel le projet sera réalisé ; c)Les communications et accès au terrain ; d)Les conditions climatiques ; e)La nature et les conditions d’utilisation des installations mise à sa disposition pour le bailleur ; f)Les conditions de mise en place d’installation pour le démarrage du projet (alimentation en eau et en électricité…..) g)Les possibilités d’accès au terrain (transport) ; L’association partenaire, ne pourra arguer d’une insuffisance d’information pour présenter une demande d’indemnisation ou de compensation quelconque en dehors de clause définit dans le contrat d’exécution du projet. Par conséquent, l’association partenaire ne sera admise à présenter aucune réclamation du fait d’erreurs, d’omissions aux provisions budgétaires ou au divers documents ou sous prétexte de n’avoir pas compris le sens de leurs stipulations.
Paragraphe IV. CONDITIONS ADMINISTRATIVES DU PARTENARIAT IV1. Clause générale de responsabilité Jusqu’au démarrage provisoire, le partenaire couvrira par la souscription d’une police d’assurance, tant vis-à-vis du bailleur que des tiers, la responsabilité de tous accidents, dégâts et préjudices survenus aux biens et au personnel, soit par sa faute, par celle des membres de son personnel, de ses sons traitants ou de leur personnel, soit dont la cause serait imputable à son matériel, à ses activités ou à ses approvisionnement. L’association partenaire souscrira, sans que cela ne soit limitatif, les polices d’assurance suivant :
Assurance contre maladie et les accidentsde travail du personnel (Burundais, Rwandais, Congolais, Ougandais) engagé pour l’exécution du projet. Le montant assuré individuellement dépendra d’un pays à l’autre en cas de mort ou d’invalidité permanente.
Assurance couvrant tous les risques ( all risks insurance) y compris vol ou sabotage, concernant les fournitures, équipements. Le montant assuré sera égal à la valeur totale actualisée de ces équipements et fournitures calculée sur la base des prix du projet.
IV.2 Contrôle et surveillance Le partenaire prendra toutes les mesures nécessaires pour faciliter les tâches de contrôle et de surveillance ainsi que les inspections de experts et bailleurs. De même, il supportera les honoraires et les frais de contrôle et surveillance pour les désignés de son personnel pour ce travail à exécuter. IV.3 Langue du contrat de partenariat La langue est le français, pour les pays francophone et la particularité en anglais pour les pays anglophone. Ces deux langues seront utilisées pour toute correspondance entre les partenaires et bailleur de même pour les rapports, notes et documents à fournir par le partenaire. IV.4 Le personnel Le personnel utilisé dans la réalisation du projet ; doit être celle mentionné dans le texte détaillé du projet financé. Il est tellement très requis d’engager ceux des associations de base ; c.à.d de bénéficiaires direct. En cas d’engagement d’un expert technicien, un appel d’offre sera lancé à cette fin, en respectant les conditions nationales d’appel d’offre et de Ministère du Travail.
Paragraphe V. DE LA GESTION DU MATERIEL Tous les matériels utilisés par le partenaire, peuvent être ceux achetés par lui-même, ou ceux lui octroyés par le bailleur. V.1 Le matériel local Ce matériel est gère par l’association locale, lui-même,sans aucun suivi extérieur à part l’implication directe de son comité exécutif dans l’entretien et gestion de son matériel. V.2 Le matériel octroyé par le bailleur Ce matériel sont acquis sans la présence d’un besoin qui se présente pour une bonne réalisation d’un projet quelconque. Cependant, ce matériel doit être utilisé avec grands soins et d’une considération de gestion comme bon père de famille. Tout matériel est octroyé après signature d’une convention d’offre et de réception entre partenaire et bailleur qui servira de témoignage pour les tiers impliquées dans le projet. Toute détérioration, et mauvaise gestion de ce matériel, entraîne la rupture ou la résiliation du partenariat.Le matériel sera restitué au bureau de Coordination régional du CPHAScandinavia où ils seront gardés.
Paragraphe VI.CONDITIONS FINANCIERES DU PARTENARIAT Le budget alloué au projet est celui étudié et accepté par le bailleur. Ce montant couvrira les coûts de toutes les fournitures, tous les travaux et toutes les prestations nécessaires à la réalisation complète du projet en cours.
Monnaie de paiement: les paiements se feront dans les monnaies par les quelles les prix du contrat seront exprimés. Pénalités de retard: Le partenaire est tenu de respecter strictement le délai global d’exécution du projet comme stipulé dans le texte détaillé. En cas de dépassement du délai ; le bailleur peut étudier la faisabilité d’un addendum du délai ne dépassant pas 30 jours, sur demande du partenaire.
Paragraphe VII.RESILIATION Au cas où les clauses de ce protocole d’accord ne sont pas scrupuleusement respectées ; les deux parties peuvent s’entendre sur la résiliations du contrat. Cela est faisable, s’ils ne peuvent pas se mettre d’accord sur l’incidence de ses événements dans un délai maximum d’un mois, elles auront par contre, le droit de résilier le contrat par simple communication à l’autre partie, sans que cela n’entraîne des pénalités. VII.1. Modification Toute modification aux clauses du présent contrat devra être décidée de commun accord entre les parties partenaires. VII.2. Réclamation, contestations Toute réclamation de deux parties devra être notifiéau bailleur dans les vingt jours des faits qui l’ont motivée, par un mémoire suffisamment détaillé pour en mettre la vérification qui donnera lieu à une réunion contradictoire sur les lien entre le bailleur et partenaire. Dans les20(vingt) jours qui suivent la réception par le bailleur du mémoire susvisé, le bailleur notifiera sa décision au partenaire. Même si le contractant conteste cette décision par les voies prévues au contrat, il devra néanmoins l’exécuter sans délai. VIII.3 Arbitrage Tout différend qui pourrait surgir entre les parties contractantes en ce qui concerne l’exécution du présent protocole, sera règlé à l’amiable. Si cela se révèle impossible, il sera définitivement tranché par arbitrage, conformément à la règle en vigueur de règlement de différend entre le bailleur et partenaire ; dans le pays où les différends ont eu lieu.
Paragraphe VIII. MISE EN VIGUEUR DU PROTOCOLE D’ACCORD Ce protocole d’accord sera mis en vigueur des que les conditions suivantes auront été remplies : a)Signature du protocole par les deux parties ; b)Approbation du protocole par votre Banque c)Remise par les deux parties du cautionnement Bancaire indiqué.
